为规范我市纸质档案数字化，促进我市纸质档案数字化科学、规范、安全发展，为下一步全市档案信息资源的整合与共享奠定坚实基础。根据《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)，重庆市档案局(博物馆)通过调查研究、组织起草、征求意见、修改完善等，制定了《重庆市纸质档案数字化实施细则》(以下简称《细则》)。，并将于2018年6月1日生效。《实施细则》符合重庆实际，操作实施方便。为便于全面理解和实施《实施细则》，现将《实施细则》解读如下。

　　一、《实施细则》的背景、目的和实现目标

　　㈠背景

　　中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于新形势下加强和改进档案工作的意见》，指出各档案馆(室)应大力开展传统载体档案的数字化工作，及时提供数字档案而不是原始档案的利用。中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅发布了《关于新形势下加强和改进档案工作的实施意见》第六条:加快档案信息化建设。数字档案馆(室)建设应纳入信息化建设总体规划，统筹安排人力、物力和财力，加快档案存储数字化和网络化，确保全市档案信息化和信息化建设同步发展。纳入档案接收范围的各单位应确保所有因进入档案而产生的档案数字化，并在向档案馆移交档案时实现实物档案、数字档案和电子档案的同步移交。全市各级国家综合档案馆应研究制定科学有效的电子档案、数字档案接收方法或整合方案，加快数字档案建设步伐。到2020年，全市各级国家综合档案馆和办公档案馆应基本完成博物馆(室)档案的数字化，努力建设数字化档案馆(室)。2017年12月，国家档案局发布了《纸质档案数字化标准》(DA/T 31-2017)，作为档案行业的推荐标准。

 

　　㈡目的

　　从2018年6月1日起，《实施细则》将指导我市纸质档案数字化工作。属于本市各级国家综合档案馆接收范围的归档单位，档案数字化处理数据不符合《操作规程》要求的，各级国家综合档案馆不得接收，直至数据修改达到标准后方可移交。各区县档案馆还应当遵守档案数字化实施细则。

　　(三)实现目标

　　一是使市级归档单位有章可循，根据《实施细则》及其附件《重庆市纸质档案数字化操作规程》(以下简称《操作规程》)开展档案数字化工作，使数字化工作科学化、安全化、规范化。二是指导区县档案局(博物馆)及相关单位组织档案数字化工作;三是通过《实施细则》和《操作规程》，各单位将统一规范的电子数据移交市、区(县)国家档案馆，促进全市数据资源的整合、共享和利用。

　　二.实施细则的主要内容

　　《实施细则》包括正文和附件《操作细则》。本文共分五章，共25篇文章。

　　第一章总则，共六条。明确了制定实施细则的目的和依据、纸质文件数字化的基本概念、实施细则的适用范围、各级档案行政管理部门和备案单位在纸质文件数字化中的职责以及纸质文件数字化的原则要求。显然，各级档案行政管理部门负责监督和指导本行政区域内纸质档案的数字化工作，切实履行相关职责。

　　第二章组织管理，共10篇文章。规定了实施纸质档案数字化时各单位在组织、人员配备、场地布局、硬件设施、安全保密、数字化等方面的管理要求。其中，第十三条强调纸质档案的数字化成果必须符合《操作规程》的技术要求，否则档案移交同级国家综合档案馆时有权拒绝接受。第十四条“需要向全市各级国家综合档案馆移交纸质档案数字化成果的项目，移交单位不能准确确定合格技术指标的，应由接收档案馆共同确定”。为了使归档单位能够更好地进行纸质文件的数字化，并且数字结果能够顺利地传送到档案馆。

　　第三章服务外包由五篇文章组成。第17条规定，归档单位可以在纸质文件数字化中采用独立处理或服务外包。同时，它对提供外包服务的数字服务组织的资格提出了详细要求。第十八条至第二十一条规定了纸质档案外包数字化的管理、安全、交接等方面的要求和注意事项。

　　第四章，法律责任，由三条组成。本章的设置源于我市部分市直部门、企事业单位、区县(自治县)档案局(博物馆)对保密意识不强，对安全保密认识不深，管理机制不健全，管理责任落实不到位，档案数字化服务机构缺乏严格的检查监督，涉密档案的整理和数字化工作外包。 并完全移交给社会服务机构，导致社会服务机构非法保留、占有和使用保密和未公布的档案信息，从而造成潜在的丢失和泄露风险。

　　本章定义了三种情况。首先，相关单位在对涉密文件进行数字化处理时，委托不合格的数字服务机构打印涉密文件。二是具有涉密资格的档案数字化外包服务机构不按照相关保密要求进行涉密档案数字化处理应承担的责任。三是从事涉密档案数字化工作的人员不按照档案数字化相关保密要求开展工作时应承担的责任。

　　第五章附则具体规定了本细则的具体实施时间。

　　附件《操作规程》共分十一部分，是参照国家和本市有关标准、规范和文件要求，结合我市档案工作实际制定的。主要定义纸质文件数字化的基本原则、扫描图像的相关技术指标、目录数据库、数据存储、命名和备份、数据传输、文件实体和数据安全要求等。《操作规程》包括四个附录，即《纸质档案数字化流程实例》、《数字化管理登记表实例》、《目录数据交换格式》和《重庆市档案数字化工程验收数据》。《纸质档案数字化过程实例》通过流程图的形式明确定义了纸质档案数字化的发展过程。《数字管理登记表》通过一系列表格规范了数字工作中各个环节的工作。根据不同类型的文件及其重要性，可以适当调整数字管理登记表的项目。目录数据交换格式表示目录数据库的描述字段和每个字段的相关要求;《重庆市档案数字化工程验收资料》是纸质档案数字化工程竣工后组织验收的参考资料。

　　三、《实施细则》应注意的问题

　　(一)数字对象的确定

　　实施细则第八条规定了确定数字对象的原则，“各单位应在充分调查的基础上，根据珍贵程度、开放程度、利用率、紧急救援程度、数字资金情况等因素，制定科学合理的工作计划。纸质文件。同时，操作规则规定同一文件中的哪些文件应该被扫描，哪些文件不需要被扫描，即，“被确定为数字对象的纸质文件应该被卷(片)扫描，并且不能被扫描。卷曲、目录页、不相关和重复的材料可能不包括在扫描页的范围内。正式文本、投寄单、最终版本、收据单和收据作为一个整体进行扫描。"

　　(二)数字化工作的发展

　　《操作规程》规定了数字化工作的基本环节。在这里，我们将集中讨论几个容易出错的链接。

　　1、数字预处理

　　数字预处理是数字工作中最基本的环节。“操作规则”中描述了此链接的工作，此处不再重复。应注意以下两点:第一，纸质档案的质量必须符合国家和市有关标准。如果不符合标准，应予以纠正和完善。只有通过检查，它们才能数字化。其次，在扫描之前，应该计算文件页码。如果页码不正确，应该重新编译页码。

　　2.目录数据库的建立

　　操作规则附录三《目录数据交换格式》详细规定了档案目录的描述项目、字段长度和内容要求。在实际操作中，应特别注意以下三点:第一，描述中涉及的所有符号都是半角符号;第二个是“分类”和“开放标志”是必填字段。其中，案件档案级别的“分类”字段标记有该卷档案的最高级别，以及档案级别的事实标记;第三，目录数据库的选择应考虑转换为通用数据格式，以方便数据交换。目录数据文件格式应该是XML、MDB或ACCDB。

　　3.文件扫描

　　扫描的颜色和分辨率是文件扫描最基本的两项技术指标，关系到扫描结果的应用和管理。

　　“操作规则”规定扫描颜色模式为“24位真彩色模式”。如果彩色扫描效果不好，影响阅读，可以采用灰度和黑白扫描。”原则上，我们建议对同一单位甚至同一区域的扫描颜色模式进行标准化和统一。

　　在扫描分辨率的选择上，我们规定“分辨率可以提高不少于300dpi，并以图像清晰度为原则”分辨率的提高主要是从提高扫描数据质量和满足使用需求的角度考虑的。档案扫描图像数据除了用于在线浏览外，还需要打印和恢复、编辑、打印和发布、展示和显示等。

　　4、原始图像数据的存储和命名

　　数字图像管理是纸质档案数字化的重要环节。由于数字图像在存储和网络应用中的环境条件不同，为了最大限度地保持扫描图像的真实性和原创性，同时不影响网络应用，《操作规则》要求“纸质文件数字图像的存储格式应统一为JPEG或TIFF通用格式，JPEG压缩质量应达到“中等”等级。同时，图像将被转换成一套PDF格式，如果条件允许，可以采用双层的PDF格式”。

　　《操作规则》还规定，“存储数字图像时，应根据文件编号建立文件级文件夹和文件级文件夹。”通过文件编号的一致性和唯一性，建立了一对一的相关性，为目录数据库和原始图像数据库之间的批量连接提供了条件。

　　5.接受数字成果

　　质量是数据的生命。保证数字化纸质档案的质量是数字化工作中非常重要的一个环节。

　　《操作规程》首次明确规定各单位应成立专门的检查小组，对数字化档案进行检查。验收可以采取阶段验收和最终验收相结合的方式，以阶段验收为重点，及时发现和纠正存在的问题。对于需要向国家综合博物馆移交数字成果的项目，项目完成后，接收单位应配合移交单位对数字成果进行验收，确保数据质量达标，便于后续数据传输。

　　其次，《操作规程》还阐述了数字成果验收的方法、内容和指标，具体为:

　　(1)验收方法:纸质档案的数字化成果应采用计算机自动检查和人工检查相结合的方式进行验收。

　　(2)验收内容:数字作品中产生的文件目录数据、数字图像、数据链接、工作文件和存储载体等。

　　(3)验收指标:对于可由计算机自动检验的项目，应由计算机自动检验进行100%检验，检验合格率为100%。对于不能由计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位随机进行人工检验。采样率不得低于5%。数字图像内容对应的数据库条目的准确性，抽样合格率为100%，其他内容的抽样合格率不低于95%。

　　6.数字成就的备份

　　《操作规程》规定:经验丰富、合格的完整数据应及时备份。完整数据应包括原始数据和相关说明性文件，分类数据和非分类数据应分别备份和存储。为了确保数据安全，备份载体的选择应该多样化。硬盘和其他载体应用于同步备份。通过结合在线和离线方法，可以实现多组备份。原则上，同一套数据应制作三套备份数据，一套应密封，一套应存放在不同的地方，一套应提供使用。还应检查备份数据。检查内容主要包括备份数据的准确性、完整性和安全性检查，是否可以打开，数据信息是否完整，文件数量是否准确。

　　(三)数字成果的传递

　　《操作规程》规定，合格数据应根据纸质档案数字化工作计划及时移交，并履行移交程序。这里的转移是指数字成果从数字处理单元向所有者单元的转移，这不同于从归档单元向档案馆的转移，但这里的转移是从归档单元向档案馆转移的基础。有关移交记录，请参考《操作规程》附件二《数字管理登记表示例》。在传送档案数字化原始数据时，也应传送目录数据库。传输的原始数据格式是JPEG或TIFF，同时转换一组PDF格式。扫描过程中形成的所有记录表格应进行扫描和归档，并移交给原单位。

　　数字成果需要长期使用，从长远来看，掌握技术指标也非常重要。如果选择不慎，将造成大量人力、物力和时间的浪费，给国家和备案单位造成巨大损失。这也是制定《实施细则》第十四条的根本原因，“纸质档案数字化成果向市内各级国家综合档案馆移交的项目，在移交单位不能准确确定合格技术指标时，由接收档案共同确定”。