(一)形势发展需要。21世纪是一个信息时代,档案也是信息时代的重要组成部分。数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保存和提供档案信息的职能部门,是实用的信息资源。这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段上做出调整,以便更好地适应社会发展的形式。
(二)档案的安全。传统载体档案数字化后,未来的整理、编目、统计、咨询、编辑和研究等工作。不再使用档案,可以封存管理,大大减少了各种人为破坏或自然侵占档案的情况,大大提高了档案的安全系数,从而保证了档案实体的安全。
(三)强烈的社会需求。人们的时间观念越来越强,领导者需要快速准确地做出重要决策;要求各职能部门的工作快速、及时;公众对档案信息的需求越来越大,如婚姻档案、退休员工档案等。此外,偏远农村地区的人们来县城查阅档案也不方便,费时费力。县档案馆在不同的县和乡镇开通了档案查询功能后,乡镇人民可以直接在自己的乡镇查询档案,而不用去县城,充分发挥了档案信息化的作用,极大地方便了市民查询档案
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