首先,为什么需要数字化档案
档案是在人们的社会生活中形成的,具有多种形式和载体的具有保存价值的历史记录。它们在人们的日常工作和生活中也发挥着重要的作用,档案管理的重要性毋庸置疑。
传统的档案信息主要是纸质文件,放在档案室,查找和调用都需要时间。数字档案馆扫描原始档案后,可以快速方便地将信息输入计算机数据库,并利用网络存储档案信息,检索快捷方便,实时同步备份,存储空间小,维护方便安全,借助计算机的网络特性,可以更方便地被整个单位、地区、全国乃至全世界使用。网络信息社会的档案事业也将朝着多样化、先进性和开放性的方向发展,档案数字化建设是大势所趋。
档案数字化建设的作用档案数字化在档案的先进管理、利用和传播中发挥着重要作用。
(一)数字档案馆保护档案的原貌。
1.电子处理。从人类历史和文明的角度来看,档案是有价值的历史文献,而传统的档案存储方式主要以纸张、缩微胶片、照片音像等形式存在。由于其载体的固有性质,容易损坏甚至丢失原始档案,保存的安全系数不高。然而,经过电子化处理和计算机网络存储后,不仅可以替代原始档案,而且可以大限度地延长其存储时间。
2.数字备份和保存。对于那些需要长期或久保存的重要文件,流行的数据备份方法可以用于云存储或多副本存储。
3.图像处理技术。恢复原始档案材料中容易模糊和褪色的文字部分,修复污损和不完整的照片档案。文件经过计算机扫描后,可以形成数字图像,然后利用现代图像处理技术恢复一些模糊褪色的笔迹。
(2)档案数字化可以使原始档案得到更大范围的利用,甚至改变其利用方式。
1.打破“孤儿”的界限。不再拘泥于传统纸质文件的“一份一处”,也避免了繁琐的复制和转移文件的程序。一个文件可以同时提供给多个需要的人,覆盖面和社会化程度都有所扩大,有效实现了资源共享。
2.可以在不同地区之间传输,可以在不同的时间和空间访问。利用互联网可以在不同地区之间传输不同形式的档案,从而扩大档案的利用空间,缩短档案的传输时间,节约传输成本。
3.提高文件查询和检索的速度。利用计算机的高速检索功能和高科技处理能力,可以在短时间内从海量数据中快速准确地找到数据。
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