会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。具体而言,它包括:
(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
(2)会计账簿:总账、日记账、明细账、辅助账户等。
(三)财务报告:月度、季度、半年度、年度财务报告及相关书面分析材料;
(4)其他类别:银行对帐表、银行对账单,以及其他应保存的会计专业资料,如会计档案移交库存、会计档案保管库存、会计档案销毁库存等。
各单位的预算、财务计划、财务工作总结、财务工作制度等文件和资料不属于会计档案的范围,应归入文件和档案妥善保管。
会计档案的整理和管理;
(一)具体分工:
1.会计人员负责会计档案的收集、整理、编目和移交。
2.档案人员负责接收、保管和查阅会计档案,并与会计人员一起负责识别和销毁到期的会计档案。
(二)整理方法和要求:
1.会计凭证:
(1)装订:使用规范统一的档案;每月10日前,完成上月会计凭证的整理装订任务;每张凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右,厚度不超过2.5厘米;装订时,“准备表格”一面朝内;
(2)会计凭证填制规范:
一、填写封面:
在上方“会计档案”前的空白处填写单位全称或通用简称;
在“备案部门”第:项填写本单位金融机构名称;
“类别”:“会计凭证”应填写;
“文件名”项:按分类填写括号内“收款”、“付款”、“转账”字样;
“起止日期”:填写本册,会计凭证中一张会计凭证的日期和后一张会计凭证的日期,日期、月份和年份不能省略;
“VoucherNo。”:填写theNo。一个会计凭证的,然后没有。本册会计凭证的后一张会计凭证。如果只有一张会计凭证,请填写“否”。这只在“toNo”;
“储存期”:填写“15年”;
(8)“份数”:填写本月会计凭证的总份数和本月本册会计凭证的排序数;
“归档号”:填写本年度会计凭证中本册会计凭证的排序号;
“全宗号”项:填写相关档案馆为本单位档案确定的编码。不确定的,暂不填写;
“目录号”项:填写登记本册会计凭证的目录号;
“案件编号”项目:填写本单位档案室所有本册会计凭证或一定时期内所有会计凭证的整理编号。
注意:
储存期:证书15年;15年的总账和明细账;现金簿,银行日记账25年;5年的月度、季度、半年度财务报告,年度预决算报告为久性;银行余额调节表和银行对账单应持续5年,会计档案销毁清单、会计档案移交清单和会计档案保管清单应保存。
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