1.整理人事档案的人员还要求建立所在单位的电子档案,填写《人事变动统计表》,并定期向集团人力资源部报告。
2.人事档案的整理必须认真识别、分类准确、安排有序、目录清晰、装订整齐。通过整理,每个档案都能满足完整、真实、组织、简洁、实用的要求。
3.整理人事档案的人员必须熟悉整理人事档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责地做好整理工作。
二、整理档案工作中应注意的事项。
1.在整理档案时,严禁吸烟,以确保档案的安全。不能随便讨论和泄露人事档案内容。
2.未经允许,不得涂改、提取或伪造档案材料。
3.不得擅自处理或销毁档案材料。
4.加强档案材料管理,防止档案材料丢失和人事档案内容泄露。
3.整理前需要做的准备工作。
1.人事档案材料的准备。
整理前,应全面收集管理的人事档案。
2.人员准备。
档案材料多,人员少的单位,整理任务重的时候需要调动人员集中整理。选择具有一定人事工作业务知识、写作整齐的人员。调动人员的数量可以根据文件的数量来确定。
3.物质准备。
(1)整理室。整理人事档案需要进行识别、分类、目录登记、复制等,并要求安全保密。
(2)工具。人事档案的整理需要一些技术工,所以要配备一些整理工具。一般有打孔机、切纸机、剪刀、燕尾夹、钩针、复印机等。
(3)用品。整理人事档案时,要准备好符合标准的人事档案袋、目录纸、分类纸、化学胶水等。同时,还应准备几种整理工作中使用的登记表,如:整理人事档案登记表、缺乏材料登记表等。
四、整理档案的基本步骤。
整理人事档案一般有六个步骤:
一步,收集;
第二步,分类;
第三步,排序;
第四步,编码;
第五步,装订;
第六步,归档。
五、人事档案材料的装订与管理。
1.人事档案材料目录与材料核对无误;
2.将完整的材料整理好,封装在档案袋里;
3.档案袋侧面书写档案人姓名、部门、档案号,书写规范,书写姓名不得使用同音字或不规范简化字;
4.将整理好的档案直接放入档案柜中,由专人保管。
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