一、档案信息检索的基本步骤

　　(1)定义搜索要求并确定要查找的文件信息的时间，类型，内容等的有限范围;

　　(2)根据档案机构的搜索机制和检索系统的设置，选择有效的搜索路径，确定要搜索的文件搜索工具或数据库;

　　(3)搜索主题的主题分析，并根据文件分类表或词汇将文件搜索主题的主题概念转换为归档搜索标记;

　　(4)从文件搜索工具或检索系统检查，将文件搜索标记与表示文件主题概念的存档文档标记(符合性比较)相匹配，并检测相关文件;

　　(5)分析搜索结果。如果它们与搜索要求不匹配，请根据需要展开，缩小或更改搜索范围，直到获得满意的搜索结果。

　　二、手工检索过程

　　(一) 手工检索的优点

　　检索过程, 是依靠检索人员的手翻、眼看、脑子判断来进行的。手工检索作为传统的检索方式, 在今天仍处于主导地位, 它与计算机检索方式相比, 有其独特的优点:

　　(1 ) 它不需要专门的检索机具, 在各种时间、地点和条件下都可进行, 具有广泛的适应性与方便性。

　　(2 ) 省去了购置和维护检索机具的费用, 对检索环境没有太高要求。

　　(3 ) 可以随时获取反馈信息, 及时调整检索重点和范围, 减少漏检和误检的产生。

　　(4 ) 不必受到时间、收费等因素的压力, 可以从容地进行检索。

　　由于上述几点, 使得手工检索方法相对比较简单, 特别适合缺乏检索经验的人员, 但手工检索过程一般较长, 检索速度较慢, 效率低, 对任务紧迫、难度大、较为复杂的检索课题往往难以满足要求。

 

　　(二) 手动检索的具体过程

　　(1)了解图书馆(会议室)中设置的搜索工具的类型，收集范围，安排方法，功能等，并找出该机构可以提供的搜索方法。 选择正确的方法来查找某个方面的文件。

　　(2)明确搜索要求。对于特定的搜索主题，找出搜索的真实目的，所需的搜索角度，深度和广度。由于各种原因，利用者要求搜索请求。 通常它不够精确，搜索要求的模糊表达常常掩盖了利用者的真正智能需求，导致搜索结果受到影响。因此，搜索人员需要反复理解和咨询。 确定搜索的实际要求。

　　(3)根据搜索要求，选择必要的搜索路径。选择什么样的搜索路径取决于文件的掌握程度，找到利用者的线索，如已知的文档编号，可以在数字目录中找到; 知名负责人，可以查询负责人目录;如果你不知道什么线索，你可以分析搜索主题的主题，选择内容搜索路径，找到类别目录和主题目录。在手动搜索中，阐明了搜索路径。 它基本上决定了要使用的搜索工具。

　　(4)如果选择了分类和主题检索方法，则在检索过程中必须将搜索主题的主题转换为检索标识符。由于概念转换需要使用档案分类表和词库， 搜索者不一定熟悉分类表和词汇表的结构，功能和用法，并且难以对索引和主题索引进行分类。因此， 概念转换是手动检索过程中的一个困难而关键的步骤。

　　(5)根据各种卡片类型和书籍类型搜索工具中的搜索标记进行检查。这是手动检索的实际操作阶段。 应根据搜索要求在搜索过程中随时调整搜索范围。搜索范围的调整包括扩大，缩小或改变搜索范围。它可以通过使用分类表的分类系统或参考系统和词汇表的类别索引来实现。

　　(6)在获得与搜索主题相关的文件线索之后，可以根据搜索工具提供的来源提取，筛选或利用文件。

　　(7)如果搜索没有达到高召回率和精确率，并且不能完全满足搜索要求，则可以另外选择搜索路线并且可以再次执行检查直到获得满意的结果。

　　三、计算机检索过程

　　机器检索的基本步骤与手动检索没有太大区别。然而，由于采用了现代技术和设备，检索方法与手动检索方法根本不同。计算机检索的具体过程也大不相同。

　　在构建和执行检索策略的过程中执行机器检索。检索策略是基于检索要求和检索系统的特定条件的检索方案。它基于对情报问题的分析。 搜索路径，搜索术语和检查步骤的科学排列由计算机可理解的和处理书面问题表达式表示。实际上，手动搜索中也存在搜索策略问题。 然而，在手动检索过程中，检索路径，检索项和检查步骤的选择和排列通常只存储在搜索者的大脑中，并且没有必要写一个书面表达，它可以是在观看和观看时考虑。 灵活更改搜索选项。在计算机检索中，由于检索标识符和文档标识之间的匹配和匹配工作是由机器执行的，因此必须将信息问题转换成计算机可识别的形式。 这需要提前定义明确的搜索策略，以使搜索顺利进行。

　　计算机检索的具体过程如下：

　　(1)定义搜索要求和搜索目的，以确定近似搜索范围;

　　(2)根据搜索要求选择数据库(或文档)并确定搜索路径;

　　(3)对用户的问题进行概念分析，并根据搜索词汇将分析的主题概念转换为搜索标识符;

　　(4)使用布尔逻集合运算符构造搜索问题表达式;

　　(5)输入问题表达式，计算机搜索文档并检测相关文档;

　　(6)分析搜索结果。如果不满足要求，请修改问题表达式并重复步骤5，直到满意为止。