在确定文件存储格式后,我们还需要确定文件名和存储逻辑结构。好的名称规范和逻辑结构可以方便我们组织和引用文件。例如,我们可以为某一类型的文件创建一个目录,并在该目录中为该类型文件的子类创建子目录,从而形成多级目录结构。对于文件,我们可以使用类似“全宗号”的结构。-目录号。-案件号。文件号。-页码。”以标准化它们的名称,并将其保存在相应的目录中。这样,即使没有文件路径索引信息,我们也可以很容易地找到文件对应的电子文件,同时有利于文件路径索引信息库的建立。
二是数字化利用体系。
(a)数字利用系统的功能。
数字化系统应该能够为用户提供快捷的服务,为工作人员提供便捷的管理。它包括以下功能:
1、用户注册。
该功能完成用户个人信息的登记,登记的信息可作为借出查询统计的原始数据。
2.文件检索。
该功能根据用户提供的检索条件给出所需文件的目录信息。档案检索的范围不仅包括我馆的档案,还包括通过档案专网和互联网检索其他档案的馆藏。此外,随着电子政务的普及,目前的文件可以在网上搜索。
3.档案借阅管理。
该功能完成用户借阅信息的登记,为用户提供所需文件,完成复制文件、收费使用等辅助管理。由于传统档案和数字档案将长期共存,档案借阅管理应包括传统档案借阅管理和数字档案借阅管理。两者的主要区别是:在借阅传统档案的管理中,纸质档案、照片等原始档案被借阅,借阅的档案保存在仓库中,一个档案只能一个用户同时使用,档案被复制提取;对于数字档案借阅的管理,借阅电子文档,文档存储在大容量内存中。一个档案可以同时被多个用户使用,档案通过打印和数字复制的方式进行复制。
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