(一)古代时期。
尹尚的甲骨文描述中有殷官制的记载，金文档案中也有商王对官员的记载，是目前可见的早的人事档案。西周的推荐和春秋战国时期的计划都是当时重要的官员考核材料。
秦汉时期，废除了以血缘关系为基础的世清世禄制度，地方行政管理实行县制，中央政府设立了“三公九卿”。官员的任免权集中在皇帝手中，形成了各种不同身份、不同爵位的官员名称和官员身份。在人才选拔任用过程中，形成了“令甲”、“铁券”、考试、画像等不同类型和内容的人事档案。汉高祖刘邦在起义时，为官兵将领建立了个人登记，并记录了他们的表现和成就，作为今后奖励他们成功的依据。个人档案的建立调动了官兵将领的积极性，对汉朝的建立起到了巨大的作用。刘邦即位后，在选拔人才时，注重选拔人才的经验和德才，积累这方面的材料。所有备选的“贤士医生”都应签署“行”(品行)、“义”(仪表)、“年”(年龄)，详细登记选拔对象的个人经历、品行、年龄、外貌等相关材料，并报送相关政府。这种登记是我国早的人事档案。
魏晋南北朝时期，由于强大的力量和门阀制度的逐渐形成和崛起，九品正制成为历史时期选拔官员的主要制度。汉代选官制度中的考试、试用、调查等传统有效的方法完全被抛弃。人事档案的功能和作用在很多方面都被后一个代替，这是人事档案发展过程中的一条弯路。
唐朝在选官用人方面发展了隋的科举制度，并有了一套新的制度和方法。入职官员应详细记录名籍、简历、考试成绩、指导官员、政绩等情况。这种档案叫甲历，也叫官甲或甲法，有甲历，专门保管甲历。还建立了甲历复印件和分库保管制度，是中国古代早的专门人事档案。其中规定了经常加检点清理、违者条例处分(唐会要。甲历)等做法，对于现在的人事档案管理还是有重要的借鉴意义的。五代甲历的做法还在使用。所有选人受官，黄甲备录(五代会议要求)，所有选拔人才或晋升官职都要在甲历档案中详细记录。
宋代皇帝有人才簿作为选拔人才的目的。宋代的人事档案主要有:一是家庭资料，科举或保举首先要上家庭资料，尤其是今天的个人简历，有固定的格式;二是保举材料。高级官员推荐能当官的人，要形成必要的文字材料作为证据，称为举;第三，介绍材料，即呈皇帝的材料，皇帝要面试;第四，磨勘材料，即考核材料，宋代设立审判院和考试院，掌握官员考核。
元朝在考官时建立了“考功历制度”，即给每级官员印一卷历子。试卷上写着姓名。出身时，上级官员注明任职时间，记录任职期间的功过情况。官员根据“考功历”决定优劣，决定任命。这种“考功历”类似于现在的简历和干部档案。
明代人事文件称之为“贴黄”，即官员简历，是考核、任用、封送官员的依据。贴黄分为两种:官员贴黄和兵部贴黄，随着官员职位的变化而变化。
清代官员档案主要包括简历材料、考试材料、供应材料、供应材料、奖励材料(称为“功牌”)、退休材料等。到了清末，照片已经开始作为人事档案材料归档。宣统三年规定，所有内阁派遣官员都应废除以前使用的填写简历和检查笔迹的方法，而不是检查照片。人事档案的内容和制作材料有了新的发展。
(二)现代时期。
党建初期，为了保证入党人员的政治忠诚和道德纯洁，保护党员和团员，党组织要求各区执委会开始对党员和团员进行登记和统计。这可以在1940年7月15日中央发布的《关于审查干部问题的指示》(以下简称《指示》)一文中进行验证。《指示》开宗明义:干部素质是否纯洁，干部工作是否分配得当，对保障党的路线的实施具有决定性意义。但在那个阶段，虽然中央意识到了人事档案的重要性，但由于当时革命战争的严峻形势，正规的人事档案制度一直没有完全建立起来。此外，即使是初形成的少数党员登记和干部基本信息簿，也在转移过程中受损，造成分散。
抗日战争时期，根据地不断得以巩固和发展，人事管理工作才逐步走向正轨，人事档案材料才大量产生。1940年7月，中央要求各中央局、省委、地县委和各部队政治部、组织部之下“设立健全而有能力之干部科”，干部科的任务之一，就是管理干部的表格、履历、证明书等人事文件材料。实际上，早期干部档案几乎就是人事档案的代名词。一个月后，中共中央组织部又要求各地方、各部队应将属于中央管理的干部的档案材料，“陆续送交中央组织部汇存”。从此，无论是中央还是地方都普遍建立起了干部档案，并开始形成按照干部管理权限向上级报送干部档案的制度。当时的人事档案，大小、式样并不统一，项目也有多有少，主要涉及登记者的基本信息，以及对党、团与政治形势的看法等。据资料记载，当时的档案整理多采取按人集中，再将档案材料分成表格、考核、反省、自传、鉴定、信件等类别，每类材料按时间顺序排列，然后将一个人的材料用细绳或鞋带装订成册，放入档案袋中。“一般是一人袋，材料多者，一人数袋，在档案袋上写上姓名、编号，袋内有目录，登记每份文件名称与内容。档案袋依干部的姓氏笔画排列，放置在木箱内"。至于档案的转移，则是“档随人走”，人到哪里，档案材料也由本人带到哪里。“如果人事档案材料没有携带至新的单位，则无法分配到新的工作。”
新中国成立后，人事档案工作一度进展缓慢，问题颇多，主要表现在人事档案残缺不全等方面。据资料记载，1952 年5月，一家单位档案室保存的干部档案，只占本单位应管干部总数的36.9%。 即便是有档案的干部，其档案本身也是材料贫乏。为了改变这种状况，组织人事部门提出，应把整理和充实档案的工作放在重要位置，有计划地将所管职务名单内的干部档案全部收集齐全。“如遇档案或档案内容极不充实者，应从速收集或本人填写基本材料。”这一阶段，人事档案材料的收集范围也开始丰富起来，除了此前需要提供的基本信息、背景、出身等材料外，发明创造、学术著作、理论学习笔记、毕业证书等，都成为必须存档的材料。此外，对于人事档案材料的转递也有了新规定，比如干部调动一般不自带档案材料，如必须自带时须附转递档案材料信，将档案材料密封并在介绍信上注明携带有干部档案材料，以便查对等。
1956年8月，一次全国干部档案座谈会召开，这次会议制定了我国一部全国性的干部档案工作的法规----《干部档案管理工作暂行规定》(简称《暂行规定》)。《暂行规定》的诞生，标志着我国人事档案工作开始向正规化方向迈进。可以说，相比以往的人事档案制度，《暂行规定》非常细致，比如在人事档案材料的转递方面规定：干部工作变动时，档案正本一律不可本人自带， 须由机要交通转递;干部成批调动时，可指派专人携带;而对于档案材料的副本，可由机要交通转递，也可装封加盖密封章由本人自带;转递干部材料时，需办理严格的手续，发出机关填写“干部档案转递单”，收到档案的机关清点查收，将回执盖章后退回转出单位。在一次全国干部档案工作座谈会的推动下，1956~ 1966年的干部档案工作取得了巨大的成绩。这10年里，甚至还按照干部档案管理的方法先后建立了工人档案和学生档案。可惜的是，人事档案工作历经这10年建设黄金期后，在“文化大革命"期间毁于一旦。据文献记载，当时档案馆遭受冲击，人事档案受到隐匿和销毁，大批工作人员被调离、撒换。
1980年2月，第二次全国干部档案工作座谈会召开，人事档案工作再度迎来春天。在这次会议上，《关于加强干部档案工作的意见》 《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》等文件得以讨论和制定，并提出了今后的工作任务：收集和补充新材料，改变档案材料老、乱、散、缺的现状;对干部档案普遍进行一次清理和整理;把必需的各种规章制度加以恢复、建立和健全起来，使干部档案工作有章可循、有法可依等。这期间，人事档案建设亮点不断，学历和专业培训材料，任免、工资待遇材料，出国工作、考察、学习材料等内容都写入了人事档案。
1990年12月，第三次全国干部档案工作座谈会召开。会议召开以后的15年中，各级组织人事部门认真落实《干部档案工作条例》，健全和完善了有关规章制度，开展了干部人事档案目标管理工作，人事档案管理水平不断提高，干部档案工作方法和手段得到改进，进一步夯实了干部人事档案工作基础。
2005年11月，第四次全国干部档案工作座谈会召开。会议提出要以领导干部档案和公务员档案为重点，大力推进干部档案工作的创新，加强干部档案工作的制度化、规范化和信息化建设，充分发挥干部档案在公道正派地选人用人上的重要作用。我国传统人事档案制度存在重“政治”轻“能力"、重“历史”轻“现实"、重“身份”轻“契约”、重“凭证"轻“信用”、重“控制”轻“服务”的问题。借鉴发达国家的先进经验，重视人事档案社会服务功能，加强信用档案建设，在人事档案中增加个人信用情况的记录，对于充分发挥人事档案对经济社会发展的促进作用具有积极意义。近年来，为适应人事档案数字化管理发展方向和要求，采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本，人事档案实现数字化管理。
纵观历史，当今的人事档案是在新中国成立以来，依据新的国家档案体系在人事管理活动中形成，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。在历史的长河中，人事档案以档案基本的特征，即原始记录性和社会服务性，起着其他文化形式不可替代的作用。人事档案忠实记录了干部的德、能、勤、绩、廉情况，记录了干部的历史情况和现实表现，是选人用人的重要依据。人事档案的完整、准确、安全，对全面、准确地考察干部具有重要意义。人事档案管理在人事管理中具有结果性和前端性的双重属性，一切管理实施产生的结果均要在人事档案中予以记录和保存，一切管理手段的实施均要以人事档案的记录为基础信息。人事档案管理是贯穿整个管理链条的专业，是人事工作的核心组成部分和关键环节，起着重要的承上启下和信息支撑作用。
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