一、收集
收集工作是将后一个文件作为文件处理的过程,完全有效地使用后一个文件的归档,所以现在可以分为两个过程:文件判断和期限判断。
1.文件判别。
判断当前文件存档规模的档案数字化文件,首要要求是与各部门沟通,深化调查,根据实际情况划定合理的存档规模。
2、期限。
根据文件的使用频率和重要性,根据不同的保管期进行相应的处理,主要体现在年度判断和保管期限后的破坏工作中。
二、分类
对于各种文件,档案文件的规模和保管期限表有详细的区别,必须参照表格对文件的收集进行其它区别。
三、编页码
注意添加页码时页面不漏,页面不重,檀卷封面、卷内目录、备考表不添加页码,卷内文件位于右上角。从“001”开始,页面左上角显示在正反两面。
四、装订
使用不锈钢钉一件一件地装订,或组装,以免生锈腐蚀文件。
五、排序
其它同类文件,排列在时间前后。
六、地址表示
按顺序勾号显示的文件,不重复,勾号,保持文件编号的自然连续性。
七、书志
为满足书目搜索和供应的需要,书目是对文件内容和形式特征进行分析、筛选和记录的过程。
八、装箱
也就是说,将与“集团卷”有相同联系方式的文件放在同一个盒子里,编号檀香卷(盒子)。檀香卷除了展示的文件外,还包括檀香卷的封面和备考表。檀香卷的封面反映了文件的内容,备考表说明了檀香卷的组卷情况,包括檀香卷的内容、日常使用、变更情况、组卷时间、组卷人和审查员。将檀香卷的封面放在文件前面,备考表放在文件后面,两者不显示页码。
印刷目录九、印刷目录
请注意区分文件的存储期限(包括卷中的文件目录和檀卷目录)。
制作搜索物品
整理各种准备好的目录,制作目录摘要表,供日常使用。
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